El primer paso para poder abordar los problemas identificados, es conocer los procesos actuales que se llevan a cabo en las gestiones a realizar. De esta manera se le podrá dar solución teniendo siempre el foco al objetivo final, siendo este la reducción de los plazos de gestión.

Para ello se distinguen dos procesos diferenciados:

Solicitud de activación

• Generación de solicitud:

  La UCO peticionaria realizar una solicitud de activación mediante un oficio remitido a la SECRES, a la subdelegación de defensa del reservista y a la UCO de destino del mismo. Este oficio debe tener un formato concreto incluyendo una serie de datos muy concretos para una correcta gestión. Si la solicitud de activación contiene errores, se remiten los errores a la UCO peticionaria para su corrección. Cabe destacar que la recepción de solicitudes de activación con errores es muy común, provocando importantes demoras en el proceso.

• Gestión de solicitud:

  Una vez que la solicitud de activación por parte de la UCO es correcta, se procede a su gestión. La SECRES comprueba que las fechas de inicio y fin de la activación son correctas (el reservista está disponible y no se encuentra comprometido con otra activación), que los días de activación no superan el máximo para el reservista solicitado y que se cuenta con el presupuesto suficiente para pagar dicha activación.

  Una vez pasados estos filtros, se procede a asignar la solicitud a un expediente. Un expediente es un fichero que agrupa varias solicitudes. Cuando se acumulan el número de solicitudes que el gestor estima conveniente, se cierra el expediente y se carga en el Sistema de Personal de Defensa (SIPERDEF). La carga del expediente genera un archivo el cual tiene que ser firmado por el jefe de la SECRES y enviado a publicaciones del BOD. Desde que publicaciones recibe el archivo suelen transcurrir no más de tres días hasta que se publica el expediente en el BOD.

  Una vez que se publica el expediente en el BOD, se actualizan en SIPERDEF los datos de las activaciones correspondientes añadiendo la fecha y número de BOD y el número de resolución de la publicación.

  Es muy habitual la recepción de modificaciones o anulaciones a las solicitudes sin importar en qué parte del proceso se encuentre. Se reciben incluso una vez el expediente ha sido ya publicado en el BOD. Las UCOs envían los cambios a la SECRES y estos realizan los cambios según corresponda, incluyendo la modificación en SIPERDEEF o el envío del expediente a publicaciones del BOD.

  El proceso se considera finalizado cuando la activación concluye y ya no se puede modificar.

Solicitud de plazas

• Asignación del número de plazas: En cada convocatoria de la Dirección General de Personal (DIGENPER) se asigna un número concreto de plazas de nuevos reservistas voluntarios al ET para proceder a su reclutamiento.

• Consulta a las UCO's: Una vez publicada la convocatoria de DIGENPER, la SECRES solicita a cada Mando de Primer Nivel que transmitan a sus UCOs la convocatoria y a su vez solicitándoles que realicen la solicitud de plazas durante un plazo determinado. El plazo concluye varios días antes de que la SECRES tenga que cargar la propuesta del ET en SIPERDEF.

• Propuestas por parte de las UCOs: Cada UCO genera una solicitud de nuevas plazas de reservistas mediante una aplicación creada por la SECRES. La aplicación está desarrollada en php y desplegada en INTRANET en http://secres.mdef.es/.

  Las UCOs pueden pedir hasta un máximo de 5 reservistas especificando la escala y la rama de la titulación exigida (Ingeniería y Arquitectura, Ciencias de la Salud, Artes y Humanidades, etc). Al seleccionar ambas se muestran las titulaciones específicas sobre los criterios seleccionados. Por ejemplo, si se selecciona Oficial e Ingeniería y Arquitectura aparecen titulaciones como Grado en ingeniería de obras públicas o Grado en ingeniería informática. Si se selecciona Suboficial aparecen los técnicos superiores correspondientes. Al seleccionar la titulación exigida se muestran en pantalla las titulaciones equivalentes de los planes de estudios antiguos los cuales cumplirían igualmente el criterio de exigencia. Una plaza tan solo puede exigir una única titulación.

  Tras seleccionar la titulación exigida, la UCO puede seleccionar hasta un máximo de 2 méritos especificos de formación relacionados con la titulación. Seleccionando el Grado en ingeniería de obras públicas aparecerían méritos de formación como Proyectos de obra civil o edificación o Gestión medioambiental. También se pueden seleccionar hasta 2 méritos especificos de experiencia. Seleccionando el Grado en ingeniería de obras públicas aparecerían méritos de experiencia como Planificación técnica de obras o Mantenimiento de edificios.

  Una vez creada la solicitud de plazas se genera un justificante de carga para la UCO.

• Aplicación de criterios de selección:

  Durante el plazo establecido, la SECRES revista las solicitudes recibidas y remite las correcciones pertinentes a las UCOs en caso de que fueran necesarias. Una vez subsanadas las correcciones, la SECRES remite todas las solicitudes a la Sección de Recursos Humanos del Estado Mayor del Ejército (EME), la cual emite unos criterios de selección. La SECRES introduce los criterios en la aplicación y se genera la solicitud del ET teniendo en cuenta los criterios y las vacantes disponibles. La solicitud se carga en SIPERDEF.

• Publicación de plazas: El area de Procesos Selectivos de la Dirección General de Reclutamiento y Enseñanza Militar (DIGEREM), aprueba o en su caso notifica las correcciones sobre las plazas cargadas por la SECRES. Cuando la carga es correcta, se publica la convocatoria en el BOD y finaliza el proceso.