El primer paso para poder abordar los problemas identificados, es conocer los procesos actuales que se llevan a cabo en las gestiones a realizar. De esta manera se le podrá dar solución teniendo siempre el foco al objetivo final, siendo este la reducción de los plazos de gestión.

Para ello se distinguen dos procesos diferenciados:

Solicitud de activación

• Generación de solicitud:

  La UCO peticionaria realizar una solicitud de activación mediante un oficio remitido a la SECRES, a la subdelegación de defensa del reservista y a la UCO de destino del mismo. Este oficio debe tener un formato concreto incluyendo una serie de datos muy concretos para una correcta gestión. Si el oficio es correcto, la SECRES procede a la gestión de la misma. Si no, se remiten los errores a la UCO peticionaria para su corrección. Cabe destacar que la recepción de solicitudes de activación con errores es muy común, provocando importantes demoras en el proceso.

• Gestión de solicitud:

  Una vez que la solicitud por parte de la UCO es correcta, se procede a su gestión. La SECRES comprueba que las fechas de inicio y fin de la activación son correctas (el reservista está disponible), que los días de activación no superan el máximo para el reservista solicitado y que se cuenta con el presupuesto suficiente para pagar dicha activación. Una vez pasados estos filtros, se procede a asignar la petición a un expediente (Se detalla el proceso de expedientes en un proceso posterior). Cuando se acumulan el número de solicitudes que el gestor estima conveniente, se cierra el expediente y se cargan los datos de las solicitudes en SIPERDEF. Tras este paso se remite el expediente a SIABOD para su publicación. Una vez que se publica el expediente en el BOD se actualizan en SIPERDEF los datos de las activaciones correspondientes añadiendo la fecha y número de BOD y la resolución, quedando así cerrada la gestión de la activación.

Solicitud de plazas

• Asignación del número de plazas: Para cada convocatoria DIGENPER asigna un número concreto de plazas destinadas al Ejército de Tierra para crear nuevos puestos de reservista voluntario.

• Consulata a las UCO's: Una vez definido el número de plazas disponibles para crear, la SECRES informa a las UCO's y le pide una propuesta de plazas (escala del reservista, formación, experiencia...).

• Propuestas por parte de las UCO's: Las UCO's revisan sus necesidades y realizar las propuestas que creen convenientes(hasta un máximo de 5 por UCO), y se remiten a la SECRES.

• Aplicación de criterios de selección: La SECRES revista las propuestas recibidas y remite las correcciones pertinentes a las UCO's en caso de ser necesarias. Una vez que estas son correctas, la SECRES remite estas propuestas a la sección de recursos humanos del EME, la cual emite unos criterios de selección a la SECRES. Aplicando estos criterios la SECRES carga las plazas en el módulo SELCON.

• Publicación de plazas: El area de Procesos Selectivos de DIGEREM, aprueba o manda correciones sobre las plazas cargadas por la SECRES. Cuando estas son correctas, las plazas son publicadas.

Actualmente, de todos los pasos descritos, solamente se utiliza una herramienta interna para realizar las propuestas de las UCO's sobre las plazas.