Xavier GuerreroObjetivo de Negocio
El objetivo general de nuestro sistema se centra en reducir el tiempo que las trabajadoras sociales dedican a las tareas de gestión de la entidad. Esto, a su vez, contribuiría al objetivo del modelo de negocio, permitiendo que las trabajadoras sociales dediquen una parte mayor de su tiempo a la reinserción de los usuarios. Un segundo objetivo pretende poder acceder a subvenciones gubernamentales para la entidad.
Actualmente, las trabajadoras sociales programan citas con los usuarios de media hora para la toma de datos y gestión de su documentación, que se almacena en expedientes conformados por archivos tipo .doc y archivos escaneados, ubicados en una estructura de carpetas en un servidor. También toman notas sobre los ingresos y gastos de la unidad familiar del usuario, y elaboran manualmente un listado de usuarios con máxima prioridad para acceder a los recursos. Asimismo, disponen de un listado de usuarios que están próximos a perder el acceso a los recursos debido a la mejora de su situación económica. Estos listados son trabajados de forma individual sobre hojas de cálculo.
En cuanto a la asignación de franjas horarias y días para la recogida de comida, las trabajadoras sociales utilizan tres estadillos donde colocan manualmente los usuarios que participarán en cada uno de los tres turnos semanales de recogida de alimentos, en formato también de hoja de cálculo. A partir de esto, elaboran manualmente listados para registrar la asistencia mensual a las recogidas de alimentos. Se estima que la creación manual de estas tablas y su actualización consume alrededor de media hora diaria de trabajo.
Por otro lado, para la obtención de subvenciones es necesario evaluar el impacto de la entidad en términos mensurables. Actualmente, la elaboración de informes de impacto (usuarios atendidos, usuarios recuperados, raciones entregadas, origen de los usuarios, menores atendidos) todavía no sigue un estándar ni lleva un seguimiento que permita evaluar el impacto de la entidad. Cualquier trabajo en esta dirección conlleva mucho tiempo de recuperación de datos sobre las carpetas del servidor de archivos actual.
Como punto de partida, se busca reducir el tiempo de toma de datos del usuario a 10 minutos mediante la creación de una interfaz simplificada y una base de datos única. Además, se desea acceder fácilmente a estos datos y que el sistema calcule automáticamente la prioridad de los usuarios, facilitando así su asignación a las franjas de recogida de alimentos y reduciendo a 5 minutos el tiempo de actualización diaria de los listados. En cuanto a subvenciones, actualmente no se tiene acceso a ninguna. Se pretende conseguir al menos una.
Impact Map
Impact Map (formato tabla)
| Objetivo | Actor | Impacto | Entregable |
|---|---|---|---|
| Optimizar el tiempo dedicado a tareas administrativas y de gestión por parte de las trabajadoras sociales de la fundación. | Trabajadoras Sociales | Poder gestionar los usuarios desde una base de datos unica | Gestor documental de usuarios |
| Poder evaluar y priorizar usuarios en el entorno de su unidad familiar de manera automática | Evaluación de ingresos, gastos y número de menores de la unidad familiar | ||
| Priorización de usuarios | |||
| Poder relacionar los usuarios con sus compromisos sobre la base de datos | Relación usuarios - compromisos | ||
| Poder imprimir automaticamente el listado de control de ausencias en los comedores | Control de asistencias | ||
| Poder acceder y utilizar un calendario compartido y colaborativo para agendar citas con los usuarios | Calendario compartido y colaborativo | ||
| Facilitar la obtención de subvenciones gubernamentales para la fundación. | Trabajadoras Sociales | Poder evaluar el impacto de la fundación | Informes de bajas de usuarios |
| Informes de raciones servidas | |||
| Informes de citas con usuarios atendidas | |||
| Poder recoger datos de usuarios con más detalle | Ampliación de campos en los datos de usuario |