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# Descripción de la situación actual
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### Concepto de Negocio de la Fundación Coordinadora Solidaria de Valencia:
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Nuestro cliente cuenta con un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) que recibe un importante número de visitas semanales por parte de personal externo, principalmente de empresas subcontratadas, para la realización de las tareas comunes de mantenimiento de instalaciones y sistemas.
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La Fundación Coordinadora Solidaria de Valencia tiene como objetivo principal proporcionar apoyo integral a personas y familias en situación de desamparo. Su enfoque se centra en ofrecer ayuda rápida y efectiva, impulsar la integración social y laboral, y promover la autonomía de los beneficiarios. La fundación se sostiene principalmente mediante aportaciones voluntarias de trabajadores, donaciones de empresas y particulares, así como colaboraciones con diversas entidades y eventos solidarios. Su modelo de negocio se basa en la transparencia, la colaboración y el compromiso con la mejora continua para lograr un impacto positivo en la comunidad.
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La política de seguridad implantada por la empresa cliente exige que todo personal ajeno a la organización, previo a su acceso al CPD, cuente con la correspondiente autorización.
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### Problema Actual de Gestión:
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En la actualidad, el proceso de autorización para el acceso físico a las instalaciones se realiza a través de un rudimentario procedimiento en el que se combinan el correo electrónico y la reproducción en papel de las autorizaciones.
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El análisis del problema de gestión revela una serie de desafíos operativos y administrativos que afectan la capacidad de la fundación para brindar apoyo efectivo a las personas y familias en situación de desamparo:
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1. **Gestión Manual de Expedientes:**
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- La fundación depende en gran medida de procesos manuales para gestionar los expedientes de los usuarios y sus familias. La falta de un sistema automatizado dificulta la actualización, búsqueda y seguimiento eficiente de la información de los beneficiarios.
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Con el procedimiento establecido, cuando se planifica una nueva visita, el responsable del sistema o equipo en el que se va a intervenir, debe rellenar un formulario (documento excel) con la información del personal externo, indicando sus datos personales, actividad a realizar, así como la fecha y hora de entrada/salida.
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2. **Limitación en el Control de Recursos:**
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- La asignación de recursos, como las plazas de comida y los materiales, se realiza de manera manual y no sistemática. La falta de un sistema centralizado puede llevar a la asignación ineficiente de recursos y a la dificultad para satisfacer las necesidades de todos los beneficiarios.
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Posteriormente, dicho formulario debe enviarse por correo electrónico a la Jefatura para conocimiento y supervisión, que la reenvía al Área de Seguridad.
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3. **Seguimiento Ineficiente de Usuarios y Programas:**
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- La falta de un sistema de seguimiento integrado dificulta la evaluación del progreso de los usuarios en los programas de la fundación. La incapacidad para realizar un seguimiento efectivo puede limitar la capacidad de la fundación para adaptar sus servicios según las necesidades cambiantes de los beneficiarios.
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Por su parte, el Área de Seguridad imprime una copia en papel del formulario autorizado para cada uno de los puestos de control, quedando registrado en carpetas hasta el momento en que caduca la autorización, tras lo cual se destruye.
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4. **Escasa Automatización de Procesos:**
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- La fundación carece de herramientas tecnológicas que permitan la automatización de procesos administrativos y la generación de informes. La falta de automatización puede resultar en una pérdida de tiempo y recursos en tareas rutinarias y administrativas.
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5. **Dificultades en la Comunicación Interna:**
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- La falta de una plataforma centralizada para la comunicación interna puede dificultar la coordinación entre los equipos de trabajo. La comunicación ineficiente puede provocar malentendidos, retrasos en la toma de decisiones y una falta de alineación en los objetivos y estrategias de la fundación.
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6. **Desafíos en la Evaluación de Impacto:**
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- La ausencia de herramientas para la recopilación y el análisis de datos dificulta la evaluación del impacto de las intervenciones de la fundación. La incapacidad para medir el impacto puede obstaculizar los esfuerzos de mejora continua y la rendición de cuentas ante los donantes y la comunidad.
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En conjunto, estos desafíos representan un obstáculo significativo para la eficacia operativa y el impacto social de la Fundación Coordinadora Solidaria de Valencia. Abordar estos problemas requerirá la implementación de soluciones tecnológicas y organizativas que mejoren la eficiencia, la transparencia y la capacidad de adaptación de la fundación a las necesidades de sus beneficiarios. |
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# Actores implicados
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En este proyecto intervienen los siguientes actores:
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- **Cliente**: JST.
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- **Product Owner**: Comandante Carlos A. Moreno Pérez (@Camope).
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- **Developer**: Comandante Walid Embeya (@walid-embeya).
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- **Scrum Master (Tutores)**: Profesores del departamento SIC.
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# Objetivos y alcance del sistema
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El procedimiento actual para el control de visitantes presenta varios inconvenientes.
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En primer lugar, es un mecanismo complejo y laborioso que no se adapta al elevado número de visitas. Además, es propenso a sufrir fallos, lo que ha provocado que se impida el paso a personas para las que se había solicitado el acceso, bien porque se ha producido alguna interrupción en algún punto de la cadena de transmisión de la información, o bien porque se han extraviado las copias impresas de la autorización.
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Por otro lado, la gestión de los accesos es muy lenta, requiriendo un mínimo de 24 horas de antelación antes de la visita, los que supone un problema para intervenciones de carácter más urgente.
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La aplicación, destinada a subsanar las deficiencias actuales, tendrá como objetivos:
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- **Simplificar el procedimiento** de gestión de visitas centralizándolo en una única aplicación.
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- Permitir la **consulta y verificación** de los visitantes a través de la aplicación, eliminando la necesidad de contar con copias en papel.
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- Disponer de un **histórico de visitas** con fines de auditoría.
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- Llevar un **registro de visitantes**, que evite tener que completar todos sus datos si ya está dado de alta en el sistema.
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- Facilitar la delegación de la responsabilidades mediante la aplicación de **roles de usuario**.
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A pesar de que el proyecto nace de la necesidad que el cliente tiene de controlar el acceso físico a su CPD, se contemplará que su alcance incluya el control de acceso físico para cualquier tipo de instalación o recinto.
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# Restricciones
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Para este proyecto se han identificado las siguientes restricciones:
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- **Tiempo**: La fecha establecida para finalizar el desarrollo del MVP es el 20 de junio de 2023.
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- **Recursos**: El Product Owner y el Developer del proyecto serán alumnos del XLV Curso DIM durante su fase de formación.
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- **Entorno**: El entorno de desarrollo y pruebas se basa en servicios gratuitos alojados en Internet, sobre los que no existe garantía de disponibilidad.
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- **Legislación**: No está previsto el uso de datos personales (reales) durante las fases de concepto y preproducción. No obstante, si en algún momento se utilizasen datos de carácter personal, sería necesario ajustarse a la LOPD y a las normas que la desarrollan.
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# Planificación inicial
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La planificación inicial de este proyecto contempla las siguientes entregas:
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1. Exposición del EVS, ERS y MVP (11 de abril de 2023)
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2. Entrega del Sprint 1 (16 de mayo de 2023)
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3. Entrega del Sprint 2 (20 de junio de 2023)
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