Victor LobacoHasta ahora la gestión digital de procedimientos se realiza a través de aplicaciones de mensajería interpersonal, SIMENDEF, no habiendo sido diseñados específicamente para esta labor.
Los procedimientos se gestionan a través de plantillas que se generadas de manera individual. Cada mensaje requiere la introducción manual de cada uno de los destinatarios. Esto requiere el conocer cada procedimiento de antemano y las direcciones postales de los responsables.
Los mensajes de un mismo procedimiento deben relacionarse de manera manual a través de conversaciones. No resultando conveniente ni cómodo el encontrar la información de un determinado procedimiento, requiriendo la descarga manual y almacenaje de los elemento de una conversación en formato .PDF para conseguir una perspectiva del estado del procedimiento.
Basado sobre IBM Lotus Domino, la arquitectura requiere un ancho de banda del que los acuartelamientos no disponen. Los servidores no están dimensionados para gestionar el tráfico generado. Incluso el abrir un mensaje requiere un tiempo excesivo en mucho casos.
Esto crea frustación y rechazo en los usuarios, resolviéndose al uso de la mensajería no oficial, Outlook, percibida como más ágil, aunque sin los garantes y medidas de seguridad pertinentes.