Victor LobacoA la hora de satisfacer los requisitios identificados, ofrecemos tres posibles alternativas:
Para cada alternativa se realiza una descripción de la arquitectura subjacente, una estimación en tiempo y recursos humanos necesarios para su despliegue, valoraciones económica y de riesgos, terminando con los posibles modelos de licenciamiento.
Asana
Asana es una conocida plataforma de gestión de proyectos con 120.000 usuarios en todo el mundo. Bajo el modelo de software-as-a-service (SAAS) mejora la colaboración y el trabajo en equipo, al permitir la automatización de procesos y la circulación de documentación. 1
Arquitectura
Asana no ofrece una instalación on-premises, lo que significa que la información viaja por Internet. El usuario utilizará su navegador o app para gestionar los procedimientos.
Estimación
El diseño del portal para ACLOG para Asana, se estima requeriría entre 1,5 y 2 meses por 2 personas dedicadas a tiempo completo.
Valoración Económica
Asana ofrece tres niveles de licencias Basic, Premium y Business. Aunque también existe la opción Asana Enterprise. Para ACLOG la opción Business se considera la más adecuada al ofrecer la posibilidad de establecer la aprobación en los documentos generados. Esta opción tiene un coste económico de 24.99€/mes en pago anual por usuario. No obstante, si se estima oportuno el despliegue en el resto de los centros docentes se debería estudiar la posiblidad de contratar Asana Enterprise.
Riesgos
| Descripción | Probabilidad | Impacto |
|---|---|---|
| Fuga de información comprometedora | 2. Media | 2. Medio |
| Migración a otra plataforma | 2. Media | 3. Alto |
| Dependencia externas | 1. Baja | 3.Alto |
Fuga de información comprometedora El hecho que la información resida en servidores fuera del control de MINISDEF, y que dicha información deba viajar hasta su almacenaja a través de Internet eleva el riesgo que alguna información relevante pueda filtrarse.
La información que tramitiría Asana es información sin clasificar. lo que reduce el impato de Alto a Medio. Además Asana cuenta con medidas propias para garantizar la confidenciabilidad y seguridad de la información 2
Medidas para reducir el efecto adverso
- Introducción de una declaración de uso responsable
- Auditorías anuales de la documentación tramitada
- Campañas de concienciación
Migración a otra plataforma En el caso de migrar a otra plataforma la migración de la información podría convertirse en un riesgo de alto impacto y requerir la contración de servicios externos.
Medidas para reducir el efecto adverso
- En caso de abandonar Asana, y antes de adoptar un decisión sobre la nueva plataforma, se debe estudiar detenidamente las opciones existentes para la exportación y luego integración de la información existente.
- Se debe guardar una documentación estricta de la estructura del site para facilitar la tarea de migración.
Dependencias Externas El utilizar plataformas externas al MDEF en tiempos de crisis como los actuales supone una serie de variables que no se pueden planear (presupuesto, conexión a Internet en acuartelamientos, cierre de la empresa proveedora del servicio, etc.) La modificación poco probable, pero posible, supondría la perdida de toda la información disponible.
Medidas para reducir el efecto adverso
- Contratación de un servicio de back como ProBackUp que permita el asegurar la persistencia de la información en caso de desastre.
- Contratación de licencias anuales que permitirían cierto tiempo de maniobra en caso de que la situación presupuestaria cambiara de repente.
Licenciamiento
No ha lugar al tratarse de una solución SAAS propietaria.
ACLOG Sharepoint
El portal Sharepoint de la ACLOG fue desarrollado recientemente por el brigada Rodríguez Villamayor, habiendo recibido el "Premio a la iniciativa, investigación e innovación de la Academia de Logística". 3
El portal facilita el día a día de la Academia, habiéndose digitalizado la solicitud de permisos, la reserva de material informática, etc.
Arquitectura
Microsoft Sharepoint corre sobre servidores Windows administrados por JCISAT contra bases de datos SQL Server. Todas ellas centralizadas sobre Madrid, con personal que gestiona y administra la instalación de los servicios.
Microsoft Sharepoint integra de manera nativa Microsoft Office lo que favorece el trabajo colaborativo.
El diseño del site corresponde a la Unidad, aunque los privilegios se restringen desde Madrid.
Estimación
Microsoft Sharepoint facilita el despliegue y diseño de sites dentro de unos límites que se pueden extender mediante scripts. Se estima que construir un site que reúna nuestra condiciones puede llevar de 6 a 8 meses de desarrollo.
Valoración Económica
El utilizar Microsoft Sharepoint no supondría ningún coste asociado, al ya disponer de las licencias y hosting. Tampoco habría costes de mantenimiento no considerados ya, al ser JCISAT quien se encarga de hacerlo.
Riesgos
| Descripción | Probabilidad | Impacto |
|---|---|---|
| Es posible que no se pueda desarrollar toda la funcionalidad debido a las restricciones de seguridad existentes | 2. Media | 2. Medio |
| No se tiene influencia sobre las decisiones de la plataforma | 2. Media | 3. Alto |
Es posible que no se pueda desarrollar toda la funcionalidad debido a las restricciones de seguridad existentes
Microsoft Sharepoint no está pensado para el desarrollo de aplicaciones, sino al trabajo colaborativo. Se corre el riesgo que ciertas funcionalidades no sean compatibles con la plataforma y no se puedan desarrollar.
Medidas para reducir el efecto adverso
- Ampliar el MVP para incluir todas las características que se consideren esenciales y comprobar su implementación.
- Diferencias entre requisitos esenciales y opcionales.
No se tiene influencia sobre las decisiones de la plataforma
La plataforma se administra realmente desde JCISAT y no se tiene ni voz ni voto sobre las decisiones como la definición de privilegios, hasta donde un administrador local es capaz de configurar o los plugins que se instalan. Siempre se puede dar nuestra opinión, pero la decisión se toma lejos de Calatayud.
Medidas para reducir el efecto adverso
- Preparar una instalación de desarrollo para que se pueda determinar la configuración necesaria para nuestras necesidades. Luego se puede solicitar la asignación a nuestros perfiles.
- Solicitar a JCISAT cuánto tiempo la plataforma va estar activa, buscando una seguridad que nuestro despliegue se mantendrá en el tiempo.
- Reducir el número de plug-ins y personalizaciones necesarios para que nuestra aplicación funcione.
Licenciamiento
No ha lugar.
Desarrollo Propio
Arquitectura
Finalmente, la tercera opción corresponde a un desarrollo propio y adhoc de una solución.
Estimación
El desarrollo de nuestra aplicación se estima en alrededor de un año y medio, por un equipo formado por dos personas.
Valoración Económica
Al tratarse de un desarrollo por personal del ET, no supondría un coste económico añadido, aunque sí el dedicar a dos personas durante el tiempo que dure el desarrollo de sus responsabilidades en la Academia.
Riesgos
| Descripción | Probabilidad | Impacto |
|---|---|---|
| Falta de personal | 2. Media | 2. Medio |
| Ataque informático a la plataforma | 2. Media | 3. Alto |
| No se cuente con la debida autorización para implementar en WANPG un determinada funcionalidad | 2. Media | 3. Alto |
Falta de personal
Debido a la escasez de desarrolladores DIM, podría darse el caso de que adaptaciones orgánicas, o cambios en la política de personal dejaran a la Academia sin el equipo de mantenimiento.
Medidas para reducir el efecto adverso
- Realizar una documentación detallada pensando en que el mantenimiento lo llevará otra persona.
- Solicitar una segunda vacante DIM en la Academia.
- Hacer partícipe del diseño y mantenimiento a otras academias militares, de manera que se pueda contar un equipo de mantenimiento distribuido.
No se cuente con la debida autorización para implementar en WANPG un determinada funcionalidad
El desplegar una nueva aplicación en WANPG lleva una serie de limitaciones y condicionantes, que como en el caso de Microsoft SharePoint, se escapa de nuestro control. Podría ser que funcionalidad fundamental como la autenticación o el acceso desde Internet, no se pudiera implementar. Sin contar con la asignación de licencias necesarias, y últimamente tan difíciles de conseguir.
Medidas para reducir el efecto adverso
- Identificar las necesidades tan pronto como sea posible para tener un mayor margen de maniobra al realizar las peticiones.
Licenciamiento
No ha lugar al tratarse de un desarrollo propio.
Fuentes de las imágenes: 1: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/3/3b/Asana_logo.svg/1200px-Asana_logo.svg.png 2: https://techairgroup.com/home/sharepoint-logo/ 3: https://miro.medium.com/max/1400/1*Scxt-1mk0BvHxrGh4QNGGg.png