Agustin Martin ArranzPara analizar esta problemática, el equipo ha partido de un proceso de toma de requisitos directamente con los usuarios finales y responsables implicados en la gestión del apoyo sanitario. Se mantuvieron reuniones con representantes de DISAN, como organismo de más alto nivel en la cadena de gestión sanitaria y principal impulsor de la iniciativa, y con un representante de un NAS (Núcleo de Apoyo Sanitario), como actor relevante en la asignación y coordinación de recursos dentro de su ámbito de responsabilidad.
De estas reuniones se extrajeron las principales carencias del sistema actual, basado en la Herramienta Colaborativa —una solución implementada sobre SharePoint y hojas Excel sincronizadas mediante conexiones de datos— que, si bien permite disponer de información sobre los recursos sanitarios, presenta importantes limitaciones para la gestión dinámica de los apoyos.
El proceso actual obliga a que la coordinación entre los distintos escalones implicados —UCO, Servicio Médico de Referencia, NAS y BRILOG, con intervención de DISAN cuando corresponde— se realice en gran medida de forma manual, mediante oficios, llamadas telefónicas y correos electrónicos, sin que exista una trazabilidad centralizada del estado de cada petición de apoyo. Esto genera ineficiencias, duplicidad de comunicaciones y dificultades para disponer de una visión conjunta y actualizada del estado de los recursos, las actividades y las necesidades de apoyo.
El análisis del proceso actual pone de manifiesto, por tanto, la necesidad de mejorar la coordinación entre los distintos escalones, la disponibilidad de información y la trazabilidad de las solicitudes y decisiones adoptadas durante la planificación y gestión de los apoyos sanitarios.