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Índice

1. Descripción del proceso actual
2. Identificación de actores implicados
3. Objetivos del sistema
4. Alcance del sistema
5. Posibles restricciones del proyecto
6. Planificación inicial de las etapas del proyecto

Introducción

En los últimos años, impulsado por ejecución del Contrato Global de Comunicaciones, la Guadia Civil ha venido experimentando una importante transformación con la incorporación de un elevado número de equipamiento tecnológico, en muchos casos de dotación individual, que ha redundado en una mejora del rendimiento operativo de Unidades y miembros del Cuerpo.

No obstante, esta transformación no está exenta de problemas, especialmente en lo que se refiere a la gestión de estos nuevos activos, más demandantes en cuanto acciones rápidas de soporte y mantenimiento que no pueden satisfacerse a través de los recursos, procedimientos y herramientas de gestión actuales.

Dentro de la Dirección General de la Guardia Civil, el Servicio de Telecomunicaciones, auxiliado por los GATI's[¹] de las Unidades Periféricas y Centrales, es el responsable de la gestión del ciclo de vida de este nuevo equipamiento, incluyendo la realización de las altas y bajas en el catálogo, así como del mantenimiento y soporte de los equipos. El objetivo de este proyecto es desarrollar una herramienta que permita a toda Unidad y titular, dentro de sus competencias, participar en la gestión de estos nuevos dispositivos, eliminando escalones intermedios.

[¹] Los GATI (Grupo de Apoyo en Tecnologías de la Información ) son Unidades de Gestión de las telecomunicaciones y sistemas informáticos. Tienen como misión el apoyo a las Unidades en todo lo concerniente a tecnologías de la información, supervisión y mantenimiento de equipos e instalaciones, así como apoyar y realizar tareas de formación del usuario final. Sulen estar ubicados en Unidades tipo Comandancia, cuya sede suele estar en las capitales de provincia.

1. Descripción del proceso actual

Actualmente la gestión de recursos materiales en la Guardia Civil se lleva a cabo a través de la herramienta ALFIL (Aplicación Logística y Financiera Integral), desarrollada a partir de la integración de dos módulos SAP ERP. Esta herramienta presenta varias ventajas entre las que cabría destacar su flexibilidad, ya que permite inventariar y gestionar el mantenimiento de un equipamiento tan dispar como puede ser la hélice de una aeronave, una pistola o un teléfono móvil, pudiendo ser configurado para incorporar prácticamente cualquier tipo de activo a su inventario.

En general, aunque costoso en términos económicos, el nivel de satisfacción obtenido de ALFIL ha sido el esperado, cubriendo la mayor parte de las necesidades de la Guardia Civil en lo que respecta a la gestión logística de los recursos. Sin embargo, en los últimos años, producto de la ejecución del Contrato Global de Comunicaciones, se han incrementado considerablemente el volumen de equipamiento tecnológico, en muchos casos de dotación individual, que demanda una gestión más ágil, dinámica y descentralizada que no puede satisfacerse a través de la solución actual.

Como se ha comentado anteriormente, ALFIL es una herramienta potente y flexible que, sin embargo, no está exenta de inconvenientes. Es precisamente su flexibilidad (sirve para todo tipo de material o equipamiento), lo que ha provocado que sea compleja en su uso, contando con un elevado número de opciones y menús, haciéndola accesible solamente a usuarios con un adecuado nivel de formación. No obstante, el mayor problema se encuentra en su elevado coste por licencia (de carácter unipersonales), suponiendo un factor limitante en cuanto al número de usuarios que pueden utilizarla.

Hasta la fecha, el uso de ALFIL ha estado limitado a un reducido número de usuarios dentro de unidades de entidad Comandancia o similar, sobre los que se concentra la gestión del inventario y mantenimiento del volumen importante de equipamiento asignado a las unidades y personal dependientes de ella, lo que consume una parte importante de su labor diaria. Esta situación se ha visto agravada por la incorporación de un nuevo equipamiento tecnológico que demanda, en muchos casos, actividades de mantenimiento y soporte más ágiles e inmediatas, a las que el esquema actual no puede hacer frente.

Con la solución actual, cualquier incidencia (cambio de configuración, avería o extravío) de un dispositivo debe ser comunicada, por correo oficial, además de a sus escalones superiores, al GATI de la Comandancia o Unidad competente, quien la da de alta en ALFIL y, en función del tipo, decide y selecciona el órgano resolutor de la misma. Esto sopone una sobrecarga de trabajo para el GATI y una ralentización en la prestación de soporte que, en ciertos casos, debe prestarse con la mayor celeridad posible, como en el caso de la pérdida de un teléfono móvil, tablet u ordenador portátil, donde es crítico preservar la seguiridad de la información mediante un bloqueo y, en su caso, un borrado remoto del dispositivo.

Por último, también cabe destacar como un inconveniente de ALFIL que está implementada para que la titularidad de los recursos materiales se asocien a entidades de tipo Unidad. Esto supone un problema a la hora de hacer un seguimiento del equipamiento de dotación individual, ya que no es posible acceder directamente a la información sobre el titular de un equipo.

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2. Identificación de actores implicados

Se consideran los siguientes actores con relevancia:

• Product Owner: Tte Alejandro González Escobar.

• Scrum Master: Tte Alejandro González Escobar.

• Developers:

  • Cte Carlos Andrés Moreno Pérez (@Camope)
  • Cap Tomás Carrasco del Rey (@samotcarrasco).

• Tutores:

  • Tte Coronel José Antonio Porta Canales
  • Tte Alejandro González Escobar

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3. Objetivos del sistema

En el documento de solicitud de prácticas, se recogen los objetivos generales que debe cumplir la aplicación:

• Se pretende llevar a cabo el análisis, diseño e implementación de una herramienta que permita controlar en todo momento saber a quién se ha entregado cada equipo.

• Dicha herramienta podrá gestionar problemas y requerimientos del equipamiento.

• Tendrá al menos una vista para el Servicio de Telecomunicaciones y otra vista diferente para los encargados del equipamiento de las unidades periféricas.

Tras las reuniones con el Product Owner también se han incorporado como objetivos del sistema los siguientes:

• Dispondrá de una vista para los usuarios finales a través de la que podrán consultar el equipamiento que tienen asignado, así como gestionar las incidencias del mismo.

• Existirá una vista para personal externo mediante la que podrán realizar funciones de soporte, atendiendo aquellas incidencias que se determinen de acuerdo a un perfil.

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4. Alcance del sistema

El alcance abarca a todos las unidades y usuarios finales que tengan asignados alguno de estos dispositivos. En el caso de los usuarios, pueden estar o no encuadrados dentro de cualquier unidad dentro o fuera del territorio español.

Por otra parte, el Servicio de Telecomunicaciones, como Unidad Central, también forma parte del sistema.

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5. Posibles restricciones del proyecto

Tiempo: Se dispone de plazo para la elaboración de un MVP de aproximadamente dos meses, hasta finales de noviembre de 2023.

Recursos: Al componerse el Scrum Team solamente de dos developers, esto puede suponer una restricción, ya que acometer este proyecto con más garantías supondría disponer de más personas

Entorno: Se tiene previsto su despliegue en preproducción en servicios Cloud, tales como Back4pp y Netlify. Esto no supondría una restricción más allá de las consideraciones a tener en cuenta respecto de los datos de prueba a utilizar.

Legislación: Debe tomarse en cuenta la necesidad de mantenerse dentro del margen legal en cuanto a Ley de Protección de Datos Personales.

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6. Planificación inicial de las etapas del proyecto

Se marcan los siguientes plazos para la captura de requisitos y elaboración del EVS y ERS: